Organização de Cerimônias

Cerimônia ao ar livre

Visita precursora

  • Verificação do local onde será realizado a cerimônia. 
  • Palanque coberto - posição do sol, segurança das autoridades, melhor local para tomadas de vídeo e fotos (a metragem utilizada para palanque levando em conta a segurança é de um metro quadrado por pessoa e a altura é de 80 a 100 cm).
  • Som - qualidade do equipamento e número de microfones.
  • Local para imprensa credenciada.
  • Banheiros disponíveis.
  • Estacionamento vip e para convidados em geral.
  • Lista de convidados.
  • Convites.


Da Cerimônia - Providências 

  • Mestre de Cerimônias - responsável pela condução da solenidade sob a orientação do cerimonial e por testar o som.
  • Placa Inaugural - toda placa a ser descerrada deverá ser previamente aprovada pelo Coordenador de Cerimonial, bem como, o local de sua instalação. O descerramento poderá ocorrer no trajeto para a solenidade, na própria solenidade ou simbolicamente no palanque oficial onde estará depositada em um cavalete para ser afixada posteriormente. Para descerrá-la convida-se as principais autoridades presentes. Nunca utilize Bandeiras como cobertura de placa.
  • Pano de Placa - poderá ser confeccionado em tecido verde, verde e branco ou ainda nas cores institucionais da empresa.
    **Convém lembrar que de acordo com a nova Constituição Federal, artigo 37, cáp. XXI, § 1º, a publicidade dos atos, programas, obras, serviços e campanhas dos órgãos públicos deverá ter caráter educativo, informativo ou de orientação social, dela não podendo constar nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos.
  • Água Mineral - copos plásticos em isopor com gelo em apoio colocado em local de fácil acesso.


Roteiro 

  • Composição de palanque de autoridades por ordem de precedência (a ordem de precedência será sempre do maior para o menor hierarquicamente).
  • Registro das demais autoridades.
  • Texto com informações sobre o tema do evento.
  • Homenagem/ assinaturas / descerramento de placas inaugurais (quando a placa estiver no palanque).
  • Pronunciamentos - a ordem de precedência será sempre do menor para o maior (exemplo: Secretário - Presidente da Assembleia - Governador).
  • Visita às instalações.
  • Coquetel (opcional) servido sempre após o término da cerimônia.

 

Cerimônia em lugar fechado

  • Lista de convidados.
  • Convites.
  • Local - verificação do local (auditório ou espaço previamente adaptado), bem como iluminação e instalação de banners. Sempre que necessário, montar um pequeno tablado onde as autoridades presentes se farão posicionar.
  • Mesa de Cerimônia - convém lembrar que um número ímpar de autoridades a mesa proporcionará maior equilíbrio.
  • Bandeiras.
  • Som - instalação de equipamento de som, com um microfone para o Mestre de Cerimônias na Tribuna e um mínimo de dois microfones na mesa.
  • Copos de água na mesa – copos de vidro sem garrafa.
  • Mestre de Cerimônias.
  • Lista de autoridades sob a responsabilidade de um Cerimonialista que deverá registrar as presenças e encaminhar ao Mestre de Cerimônias.


Roteiro

  • Composição da mesa de cerimônia ou indicativo para as autoridades virem a frente (no praticável), por ordem de precedência (a ordem de precedência será sempre do maior para o menor hierarquicamente).
  • Registro das demais autoridades.
  • Texto com informações sobre o tema do evento.
  • Homenagem/ assinaturas / descerramento de placas inaugurais (quando a placa estiver no palanque).
  • Cartão com o registro dos componentes da mesa e outras autoridades para o anfitrião e para os que farão uso da palavra.
  • Pronunciamentos - a ordem de precedência será sempre do menor para o maior (exemplo: Secretário - Presidente da Assembleia - Governador).
  • Coquetel (opcional) servido sempre após o término da cerimônia.

 

Composição de mesa

Nas solenidades em que se compõe mesa com a confirmação de autoridades, devemos utilizar a ordem geral de precedências; a maior autoridade ou o anfitrião ocupará o lugar de honra ao centro da mesa.

As mesas com lugares ímpares deve-se observar que a colocação deve ser feita a partir do centro à direita, alternando com a esquerda.

Composição de mesa


1. Maior autoridade presente (preside a mesa)
2. Segunda maior autoridade
3. Anfitrião
4. Terceira maior autoridade
5. Quarta maior autoridade

 

Em mesas com número par de lugares, o lugar de honra é o da direita mais próximo ao centro. 
 

Composição de mesa


1. Maior autoridade (presidente da mesa)
2. Anfitrião
3. Segunda maior autoridade
4. Terceira maior autoridade
5. Quarta maior autoridade
6. Quinta maior autoridade 
 

Inaugurações

  • As Inaugurações podem ocorrer em locais abertos ou fechados. Devem ser evitados ambientes pequenos e superlotados, ou ainda grandes com poucos convidados.
  • Caberá ao anfitrião ou Coordenador da Solenidade acompanhar a autoridade, apresentar as pessoas e prestar esclarecimentos sobre detalhes técnicos, econômicos e sociais do evento.
  • A menos que se tenha uma situação atípica, a seqüência será a seguinte:
    • Composição do palanque (praticável).
    • Registro de autoridades.
    • Texto.
    • Pronunciamentos.
    • Corte simbólico da fita.
    • Descerramento de placa comemorativa (quando fora do palanque/praticável).
    • Visita as instalações.
    • Coquetel/almoço/jantar (conforme ocasião).
  • Normalmente o hasteamento de bandeiras e a execução do Hino Nacional antecedem o corte simbólico da fita.

 

Outorga de Títulos

  • Na Capital do Estado a Solenidade de outorga de títulos se dá em sessão solene na Assembleia Legislativa ou na Câmara Municipal.
  • O homenageado é conduzido por uma comissão designada previamente, e o Presidente da casa abre a sessão.
  • O Hino Nacional é executado; o Deputado ou Vereador que propôs a homenagem fará seu pronunciamento ressaltando o mérito do homenageado e é feita a entrega do título.
  • O homenageado faz seu pronunciamento.
  • Ouve-se o Hino do Estado ou da Cidade, seguindo-se do encerramento da sessão.

 

Assinatura de Atos

  • As Solenidades de assinaturas de atos, convênios, protocolos, etc., serão conduzidos pelo Mestre de Cerimônias, de acordo com o roteiro elaborado pelo Coordenador de Cerimonial em entendimento prévio com órgão envolvido;
  • Quando houver grande número de autoridades presentes, as assinaturas poderão ocorrer em pé, tribuna ou mesa, com a seguinte sequência:
  • Composição de mesa ou indicativo para as autoridades virem à frente no praticável;
  • Registro de presença de autoridades;
  • Breve relato do ato a ser assinado;
  • Assinaturas;
  • Pronunciamentos.

 

Audiências

  • As audiências individuais ou de pequenos grupos, que não fazem parte da rotina de uma determinada autoridade, poderão ser realizadas nos gabinetes ou em salas preparadas especialmente para esse fim.

 

Posse

  • É a cerimônia de investidura em um cargo público, privado ou honorífico (Academia Brasileira de Letras);
  • A posse é regulamentada de acordo com a Instituição onde ocorre, podendo ser individual ou coletiva. Nos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário são regidas por cerimoniais próprios.
  • Roteiro de Posse Individual:
    • Registro de presença de autoridades;
    • Leitura de Termo de Posse, ou Ato de Designação;
    • Assinatura do empossado;
    • Pronunciamentos (antecessor e empossado);
    • A cerimônia de posse do Governador, se dá na Assembleia Legislativa do Estado onde é prestado juramento de acordo com a Constituição Estadual;
    • Segue-se a transmissão de cargo pelo antecessor, na sede do Governo do Estado. Neste ato o novo governador dá posse aos seus Secretários de Estado.